6. Menetapkan Tindakan Pencegahan

Sebelungnya telah membahas langkah mengidentifikasi sebab persoalan potensial. Selanjutnya adalah menetapak tidakan pencegahan. Sebab-sebab yang memiliki tingkat kemungkinan tinggi untuk menyebabkan perosalan potensial, harus mendapatkan prioritas untuk ditindaklajuti. Selanjutnya adalaha dengan mengidentifikasi tindakan pencagahan untuk menghilangkan penyebab  munculnya persoalan potensial. Tindakan pencagahan ditunjuka untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi kemungkinan munculnya sebab. Oleh karena itu, upaya pencagahan juga harus foksu pada sebab yang memiliki kemungkinan tinggi untuk menyebabkan persoalan. Sebab yang memiliki tingkat kemungkinan rendah untuk menyebabkan persoalan potensial juga dapat dilakukan tindakan pencagahan bila biayanya sangat murah. 

Hal-hal penting dalam menetapkan tindakan pencegahan dalam analisis perosalan potensial

1. Upaya meghilangkan atau memperkecil kemungkian munculnya sebab

2. Utamakan pada sebab dengan tingkat kemungkinan tinggi

3. Sebab dengan kemungkian rendah dicegah bila biayanya rendah

4. Perhatikan aspek manfaat dan biaya

5. Tidak semua sebab dapat dicegah

Tidak semua sebab dapat dihilangkan. Artinya tidak semua kemungkian sebab bisa dicegah. Persoalan potensial yang disebabkan oleh bencana alam, tentu saja tidak dapat dicegah sehingga kita hanya tinggal menerima risikonya saja karena tidak ada yang bisa menghentikan bencana. Oleh karena itu, untuk persoalan yang tidak bisa di cegah yang harus dilakukan adalah mempersiapakan tindakan penaggualanan apabila persoalan potensial itu terjadi untuk menekan dampak hingga sekecil mungkin.

Contoh ini bisa dilihat di lembar pengendalian.

Read More

5. Mengidentifikasi Sebab Persoalan Potensial

Untuk memulai langkah pertama mengidentifikasi persoalan-perosalan potensial yang talah teridentifikasi adalah mengupayakan tindakan pencagahan agar persoalan potensial itu tidak terjadi. Pencagahan bisa dilakaukan jika bisa menghilangkan penyebab munculnya persoalan potensial. Oleh karena itu, langkah selanjutnya ialah mengidentifikasi sebab yang memungkingkan munculnya persoalan potensial.

Seperti pada idetifikasi perosalan potensial, identifikasi sebab juga memerlukan orang yang berpengalaman menjalankan bidang kegiatan yang bersangkutan. Pertama identifikasi semua kemungkinan sebab. Carilah sebeb yang langsung mengakibatkan munculnya persoalan potensial. Namun demikian perlu juga diidentifikasi sebab yang mendasar.Sebagai contoh, sebab terjadinya kebakaran adalah adanya puntung rokok yang masih menyala mengenai benda yang mudah terbakar. Namun perlu diamatai lebih lanjut, mengapa bisa ada putung rokok di daerah tersebut? Puntung rokok muncul pasti ada seseorang yang merokok. Mengapa di sana ada yang merokok? Karena tidak ada tanda larangan merokok.  Pada contoh kasus kebakaran, penyebab langsung munculnya persoalan potensial adalah puntung rokok. Namun, untuk bisa dilakukan tindakan pencegahan perlu mengetahui penyebab yang mendasar, yaitu tidak adanya tanda larangan merokok. 

Lebih lanjut, setelah sebab-sebab munculnya persoalan potensial diidetifikasi maka perlu juga diidentifikasi tingkat kemungkinan menjadi penyebab munculnya perosalan potensial.  Bayangkan, seandinnya persoalan potensial itu terjadi, dari sekian banyak kemungkinan sebab, mana yang paling memungkinkan menjadi penyebabnya dan mana yang kemungkinannya kecill untuk menjaddi penyebabnya. Berilah tanda huruh T, apabila sebab yang kemungkinan menjadi penyebab munculnya persoalan potensial tinggi. Berilah tanda hurug S, apabila sebab yang kemungkinan menjadi penyebab munculnya persoalan potensial sedang. Dan apabila sebeb yang kemungkinan menjadi penyebab munculnya persoalan potensial rendah maka berilah tanda huruh R.

Berikut table untuk mengidentifikasi sebab persoalan potensial

Perosalan Potensial	Sebeb	Kemungkinan Terjadinya Sebab

Mengidentifikasi Sebab Persoalan Potensial bisa memperhatikan hal-hal berikut ini

1. Gunakan pengetahuan dan pengalaman

2. Untuk membantu menentukan tindakan yang bersifat mencagah munculnya sumber-sumber persoalan potensial

3. Rumuskan sebab sespesifik mungkin

4. Identifikasi tingkan kemungkian terjadinya sebab

Contoh untuk table ini bisa dilihat pada lembar pengendalian 

Read More

4 Mengidentifikasi Persoalan Potensial

Setelah bisa mengidentifikasi daerah kritis, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi persoalan-persoalan potensial pada daerah-daerah kritis itu. Masing-masing derah kritis diamati, apakah ada hal-hal atau penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi dan bisa menjadi persoalan yang akan menghambat kelancaran langkah atau bidang kegiatan pada daerah kritis itu.

Penyimpangan yang mungkin terjadi, diistilakan dengan persoalan potensial. Dalam mengidentifikasi persoalan potensial dapat berdasarkan pengalaman atau berkonsultasi dengan pihak lain yang berpengalaman menjalankan langkah / bidang kegiatan itu. Semua kemungkonan menculnya persoalan harus dicatat.

Tahap identifikasi persoalan potensial merupakan tahap peting yang harus dilakukan dengan serius. Tidak ada patokan atau system khusus untuk mengetahui adanya persoalan potensial. Namun, jika terlewatkan atau tidak terpikirkan, maka akibatnya fatal karena menyangkut kegagalan kegiatan pada daerah kritis.

Dalam mengidentifikasi persoalan potensial perlu digali pada daerah kritisnya dengan teliti. Perlu adanya pertimbangan kemungkinan terjadinya dan kegawarannya bila hal itu terjadi. Melakukan ranking terhadapp persoalan potensial  dengan :

1. Major adalah mengutamakan pencegahan dan penanggulangan

2. Medium adalah dengan mengutamakan penanggulangan

3. Minor adalah bidang kegiatan masih dapat diabaikan

Lebih lanjut perlu diamati seberapa besar kemungkinan terjadinya masing-masing persoalan potensial itu. Kalau kemungkinan terjadinya adalah tinggi, berilah dengan tanda T sebagai tanda kemungkinan tinggi. Kalau kemungkinan terjadinya adalah sedang, maka berikanlah dengan tanda S sebgai tanda kemungkinan  yang sedang. Dan jika kemungkinan terjadinya adalah rendah, maka merikan tanda R sebagai kemungkinan yang rendah.

Langkah selanjutnya dengan mngidentifikasi damapak jika persoalan potensial itu terjadi. Dampak tidak hanya yang langsung ke persoalan potensial contohnya Misalkan kalau ada Tsunami dampaknya sebagian benda dan bangunan ada yang rusak, akan tetapi ada juga dampak lanjutannya. Kalau terjadi Tsunami dampak kelanjutannya adalah korban atau kematian, tempat tinggal rusak, dan lain sebagainya. Mengukur dampak persoalan potensial berarti mengukur tingkat kegawatannya. Jadi, kalau diperkirakan kegawatannya cukup besar atau gawat sekali, hal itu bisa diberi tanda kegawatan dengan hurut T. Demikian selanjutnya, kalau kegawatannya sedang berilah tanda dengan huruf S. Kalau kegawatannya rendah berilah tanda dengan huruf R.

Berikut adalah contoh Tabel dari mengidentifikasi persoalan potensial

Daerah Kritis	Penyimpangan Potensial	M	G
Sponsorship	·         Penolakan	T	T
Lokasi	·         Kapasitas tak memadahi	R	R
	·         Tidak mendapatkan izin	S	S
Peserta Stand	·         Kurang dari target	R	T
Keamanan	·         Kurang koordinasi	S	T
Gues Star	·         Tidak dapat hadir	S	S
Cuaca	·         Hujan angina	S	T
Pengunjung	·         Tidak sesuai target	R	S
Keamanan	·         Kegaduhan	T	T

M : Kemungkinan

G : Kegawatan

T : Tinggi dengan skala 8-10

S : Sedang dengan skala 5-7

R : Rendah  dengan skala1-4

Setelah  melakukan identifikasi persoalan potensial ini maka langkah selanjutnya adalah dengan mengidentifikasi sebeb persoalan potensial.

Read More

3. Mengidentifikasi Daerah Kritis

Setelah mendeskripsikan rencana, dan menetapkan langkah kegiatan maka selanjutnya adalah dengan mengidentifikasi daerah kritis. Setelah ada langkah-langkah kegiatan, maka perlu dilakukan pengamatan, barangkali ada langkah atau bidang kegiatan yang dianggap lemah atau rentan terhadap munculnya persoalan-persoalan potensial yang dapat berakibat fatal. Dikatakan fatal apabila persoalan tersebut bisa menggagalkan pelaksanaan keputusan atau menggagalkan pencapaian sasaran atau tujuan. Langkah atau bidang yang lemah dan rentan terjadi penyimpangan itu diistilahkan sebagai daerah kritis.

Dibayangkan suatu pembangunan rumah, kalau kegiatan pembuatan pondasi terlambat, dapat dipastikan seluruh kegiatan rumah akan terlambat. Daam konteks pembangunan rumah , pembutan pondasi merupakan kegiatan kritis. Artinya, Batas waktu ini sangat ketat, bahkan dapat dikatakan tidak boleh terlambat sama sekali kalau tidak mau seluruh proses pembuatan rumah terlambat.

Untuk menetahui bahwa suatu lengkah atau bidang kegiatan dikataka daerah kritis, dasarnya bermacam-macam tergantung pengalaman maupun informasi yang ada. Dengan pengalaman dan informasi yang dimiliki dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan langkah atau bidang kegiatan yang menjadi daerah kritis.

Dalam menentukan daerah kritis yang rentan terhadap munculnya persoalan potensial yang dapat mengganggu pelaksanaan keputusan atau rencana, terdapat ciri-ciri agar memudahkan penentuannya:

1. Kalau kegiatan itu gagal akan memiliki dapak yang fatal pada yang lain

2. Batas waktu yang ketat 

3. Kegiatan yang banyak dan kompleks atau kegiatan yang masih baru

4. Tidak ada kejelas siapa yang harus bertanggung jawab

5. Melibatkan banyak pihak atau sumber daya

6. Tergantung pada pihak atau pekerjaan lain

Sekarang akan ditunjukkan contoh identifikasi daerah kritis pada analisis persoalan potensial sebagai berikut. Contoh ini diambil sama seperti artikel sebelumnnya yaitu tentang Festival Makanan Temope Doeloe

1. Sponsorship 

    Karena mereka adalah sumber dana yang penting untuk kegiatan acara.

2. Lokasi

    Lokasi jika terjadi masalah atau izin yang bermasalah akan menyulitkan dalam menjalankan acara karena tidak ada tempat untuk kegiatan.

3. Peserta Stand Makanan

    Karena mereka adalah pengisi dari acara Festival Makanan Tempoe Doeloe.

4. Kepanitian

    Mereka adalah yang mengatur dan menjalankan jalannya kegiatan.

5. Gues Star

    Tanapa ada Gues Star maka acara kurang memiliki daya tarik lebih.

6. Cuaca

    Apabila cuaca disaat waktu kegiatan tidak mendukung maka mengganggu kegiatan.

7. Pengunung

    Selain dari peserta stand makanan ada juga pengunjung yang mengunjungi stand yang tak kalah penting.

8. Keamanan

    Dalam acara hiburan, makanan, dan hal-hal keramian perlu adanya pihak kemanan agar teratur dan aman.

Tahap selanjutnya adalah Mengidentifikasi Persoalan Potensial

Read More

2. Menetapkan Langkah-Langkah atau Bidang Kegiatan

Agar pelaksanaan suatu keputusan berjalan secara efektif mencapai sasaran yang diinginkan dan efisin mengalokasiak sumber daya, perlu dibuatkan rencana yang baik. Salah satu tahapan dalam membuat rencana adalah menentukan langkah-langkah atau bidang kegiatan. Artinya jika langkah atau bidang kegiatan ini dilaksanakan, maka sasaran yang kita buat bisa lebih mudah dalam mencapainya.

Dalam menentukan langkah-langkah atau bidang kegiatan hendakanya dibuat berdasarkan urutan kegiatan atau jadwal kegiatan. Selain itu bidang-bidang kegiatan juga dibuat berbentuk kelompok kegiatan yang memiliki kemiripan atau berhubungan dekat dalam proses pelaksanaannya. Misalnya: berdasarkan daerah, departemen, bagian, seksi, atau devisi.

Langkah-langkah kegiatan berbentuk urutan kegiatan atau jadwal kegiatan. Saya akan memberikan contoh yang sama dengan artikel sebelumnnya yaitu tentang Festival Makanan Tempoe Doeloe, berikut merupakan langkah-langkahnya adalah: 

1. Menetapkan Kepanitiaan

2. Perizinan Lokasi

3. Memesan Hotel

4. Menyeberkan Sponsorship

5. Mempersiapkan Perlengkapan

6. Menghubungi Bintang Tamu

7. Menghubungi Group Band Hiburan

8. Publikasi via Online dan Offline Melalui Media Cetak dan Elektronik

9. Membuka Pendaftaran Stand Bazar

10. Menghubungi pihak Kemaanan POLDA Semarang

11. Menghubingi Pejabat Jawa Tengah dan Campus

12. Mengundang Pers

13. Acara Festival Makanan Tempoe Doeloe

14. Evaluasi Kegiatan

Sementara salian jadwal di atas dibuat juga bidang-bidang kegiatan berbentuk kelompok kegiatan, misalnya daerah, departemen, atau divisi. Dengan contoh yang sama agar lebih mudah dalam pemahamannya digunakan contoh yang sama dengan yang di atas dan seperti artikel sebelumnya yaitu Festival Makanan Tempoe Doeloe berikut bidang-bidang yang dibentuk:

1. Kepanitiaan

2. Bendahara

3. Sie Acara

4. Sie Publikasi

5. Sie Sponsorship

6. Sie Dokumentasi

7. Sie Dekorasi

8. Sie Perlenkapan

Biasanya, untuk kegiatan yang sifatnya jangka pendek, maka akan pilih langkah langkah, sedangkan untuk kegiatan yang sifatnya jangka panjang, lebih mudah digunakan bidang-bidang kegiatan yang berbentuk kelompok.

Tahap selanjutnya adalah dengan menentukan mangidentifikasi daerah kritis

Read More

Analisis Persoalan Potensial

 

Bagaimana sih cara membuat analisis persoalan potensial untuk memecahkan permasalahan dan membantu membuat keputusan yang tepat, efektif, dan efisien agar sesuai dengan tujuan.

Berikut adalah Proses Analisis Persoalan Potensial

1. Mendeskripsikan rencana

2. Menetapkan langkah / bidang kegiatan

3. Mengidentifikasi daerah kritis

4. Mengidentifikasi persoalan potensial

5. Mengidentifikasi kemungkinan sebab yang munculnya persoalan potensial

6. Menetapkan tindakan pencegahan

7. Menetapkan tindakan penanggualangan

8. Membuat system informasi tindakan penanggulangan
Lembar Pengendalian

Itu tahap yang harus dilakukan untuk membuat analisis persoalan potensial. Dan akan disertai contoh dalam pembuatannya dalam suatu kasus acara kegiatan. Selanjutnya, akan dijelaskan dari masing-masing poin diatas menjadi lebih rinci. Dimulai dari yang pertama :

1. Mendeskripsikan Rencana

Langkah awal dalam menentukan dan melaksanakan suatu rencana maupun tidakan adalah memahami betul apa yang akan dilakukan. Sehingga apa yang direncanakan dapat disusun dengan runtut dan jelas sehingga tujuan dari pembuatan rencana berjalan dengan baik. Dalam kehidupan sehari-hari, terkadang orang-orang tidak tahu dengan pasti apa yang akan dikerjakan dan terakadang malah tidah tahu perannya sebagai apa, akibatnya dalam pelaksanaan mengalami banyak hambatan. Apabila kita bisa mendeskripsikan rencana dengan baik merupakan langkah awal yang tapat. Dengan adanya rencana yang dideskripsikan dengan baik, maka arah pelaksanaannya akan lebih mudah dan jelas. Deskripsi rencana biasanya dinyatakan dalam dimensi: apa, di mana, bilamana /  kapan, dan luas.

Berikut contoh untuk mendeskripsikan rencanan kegiatan, 

Apa         : Festival Makanan Tempo Doeloe (Ya Kali Ga Nostalgia)

Di mana : Kota Lama Semarang

Bilaman : 15-16 Desember 2016 pukul 10.00-22.00 WIB

Luas         : 

-       Biaya Rp 500.000.000,00

- Pengunung 2000 orang

- Peserta 50 stand bazar makanan

- Penyelenggara Fakultas di Campus

- Guest Star :Bondan Winarno, dan Chef Bara Raoul Pattiradjawane

- Hiburan : Payung Teduh, dan Sheila On7

- Pejabat Daerah (Gubernur Jawa Tengah)

- Wali Kota Semarang

- Rektor Campus dan Dekan Fakultas beserta jajarannya

Jadi untuk mendeskripsikan rencana dapat dinyatakan dalam berberapa poin seperti yang ada di atas :

1. Apa rencana yang akan dijalankan?

2. Diaman rencana itu dijalankan ?

3. Kapan rencana itu dijalanakan?

4. Berapa luas (cakupan) rencana tersebut?

Dalam dimensi luas menggambarkan seberapa besar rencana yang akan dijalankan. Dalam dimensi ini bisa diisikan : keterlibatan orang, anggaran, atau fasilitas yang dialokasikan. Dengan gambaran luas recana, bisa digambar ruang lingkup rencananya atau kompleksitas rencannya.

Ini merupakan langkah pertama untuk membuat analisis persoalan potensial dengan mendeskripsikan rencana, maka akan mengetahui langkah-langkah yang akan dilaksanakan selanjutnya untuk menyelesaikan acara tersebut.

Read More