Membuat deskripsi penyimpangan dan merinci persoalaan dengan cara mengenali fakta dan bukan fakta

1. Membuat deskripsi penyimpangan

Tujuan dari membuat deskripsi penyimpangan adalah untuk mempertahakan arah analisis. Deskripsi penyimpangan berisi tentang urian singkat dan jelas mengenai penyimpangan yang terjadi. Biasanya berbentuk kalimat yang menyatakan rincian objek yang menyimpang dan dimana penyimpangannya. Bila perlu ditambah dengan keterangan tambahan.

Kalimat dalam deskripsi penyimpangan harus dibuta secara jelas. Misalnya, kemasan produk “Z” mengalami kebocoran dibagian bawah ; atau kelihan karyawan bagian gudang atas sikap keras mandornya.

2. Merinci persoalaan dengan cara mengenali fakta dan bukan fakta

Fakta adalah keterangan atau rincian mengenai penyimpangan yang terjadi. Sedangkan Bukan fakta adalah keterangan atau rincian mengenai deviasi / penyimpangan yang dapat terjadi tetapi tidak terjadi.

Bukan fakta dapat dicari dengan mengidentifikasi hal yang sedekat mungkin dengan fakta. Misalnya, faktanya adalah ”mobil sedan” bukan fakta bisa saja “pakaian mewah”. Ini memang betul akan tetapi tidak membantu dalam proses analisis sebab pakaian mewah ini letaknya  jauh sekali dari pengertian mobil sedan. Mungkin lebih baik jika bukan fakta dari “mobil sedan” adalah “mobil Pick Up” atau “Truck”.

Mengapa Fakta Dicari?

Karena untuk MENDAPATKAN GAMBARAN YANG LEBIH RINCI MENGENAI PENYIMPANGANNYA.

Fakta dapat dicari dengan merinci pertanyaan yang lebih spesifik yaitu :

1. APA

• Apa objek yang mengalami penyimpangan?

• Apa penyimpangannya?

2. DIMANA

• Diamana pada objek itu terjadi penyimpangan?

• Diaman (tempatnya) penyimpangan itu diketahui?

3. KAPAN

• Kapan penyimpangan pada objek itu pertama kali diketahui?

• Frekuensi penyimpangannya? Apakah terjadi secara periodic, terus menerus (continue), atau kadang-kadang (sporadic)?

4. LUAS

• Berapa banyak penyimpangan terjadi?

• Bagaiaman kecenderungan penyimpangannya? Semakin baik atau semakin buruk?

Mengapa Bukan Fakta Dicarai?

• Untuk mempersempit daerah pencarian

• Sebagai dasar permbandingan dengan fakta

Bukan Fakta dapat dicari dengan merinci pertanyaan yang lebih spesifik yaitu :

5. APA

• Apa objek yang dapat mengalami penyimpangan, tetapi tidak?

• Penyimpangan apa yang dapat terjadi, tetapi tidak?

6. DIMANA

• Diamana pada objek itu terjadi penyimpangan, tetapi tidak?

• Diaman (tempatnya) penyimpangan itu diketahui, tetapi tidak?

7. KAPAN

• Kapan penyimpangan pada objek itu pertama kali diketahui, tatapi tidak?

• Frekuensi penyimpangan yang dapat terjadi, tetapi tidak?

8. LUAS

• Berapa banyak penyimpangan dapat terjadi, tatapi tidak?

• Kecenderungan penyimpangan yang dapat terjadi, tetapi tidak?

langkah selanjutnya adalah Mengidentifikasi perbadaan fakta dengan bukan fakta dan Mengenali / mencatat perubahan yang terjadi